LA CONTABILIDAD COMO INSTRUMENTO ESENCIAL DE LA DIRECCIÓN DE LA MICROEMPRESA

Según Anexo I del Reglamento (UE) nº 651/2014 CE,  se define como microempresa aquella entidad mercantil no pública que tiene al cierre del ejercicio, independientemente si es persona física o jurídica, cumpliendo dos de los siguientes requisitos, y no los supera en dos seguidos:

• Menos de diez empleados con contrato laboral, no incluyendo socios ni otros trabajadores con contrato mercantil.
• Menos de dos millones de euros de facturación, excluyendo impuestos recuperables como el IVA.
• Menos de dos millones de euros de activo total o suma  pasivo y patrimonio neto

La ONU declaró, desde 2017, el 27 de junio como el Día Internacional de la Microempresa, pequeña y mediana Empresa, para destacar su importancia en la vida diaria.

Según el informe Cifras Pyme del Instituto Nacional de Estadística para el mes de marzo de 2023 hay 2.929.200 empresas en toda España, siendo consideradas microempresas por ser entre 1 a 9 trabajadores unas 1.125.814 y siendo 1.606.466 las que no poseen asalariados, eso supone que las empresas con menos de 10 trabajadores son un 93,28 % de las empresas en nuestro país.

Las microempresas poseen una serie de características frente a empresas más grandes como pueden ser:

• Tienen que competir en marca porque el cliente potencial confía más que en una marca poco conocida, bajo la creencia que son más profesionales o disponen de precios más asequibles y/o mejor calidad.
• Tienen que competir en condiciones del servicio: precio, rapidez del servicio, catálogo de productos y servicios, la imagen, …
• Al poseer una estructura jerárquica reducida, diversas funciones son asumidas personalmente por la gerencia mientras que a más tamaño pueden delegar en personas de jerarquía inferior.
• Suelen reclutar los empleados buscando motivos ciñéndose a ciertos parámetros centrados en el sector mientras que las más grandes disponen profesionales especializados en Recursos Humanos, o bien lo subcontratan, que evalúan la personalidad buscando motivos para descarte.
• Por otra parte un trabajador o una trabajadora le puede resultar más atractivo “a priori” trabajar en una empresa más grande por el prestigio profesional y por las posibilidades de ascender, pero ante una empresa pequeña si al final trabaja en ella, quizá esperará el momento para cambiar a otra con mejores condiciones o expectativas de crecimiento. 
• Suelen tener bajos márgenes y/o pocos ingresos por lo que las prioridades de gasto les impiden inversiones en mejoras en los activos tanto materiales como inmateriales para mejorar la capacidad productiva y de ventas y/o prestación de servicios, además de un buen asesoramiento. A esto se une problemas de financiación de entidades financieras que les exigen más garantías.
• La gerencia suele desconocer herramientas innovadoras como también cierto desinterés por ellas, bajo el convencimiento que no las necesitan y que se valen de su experiencia o de los parámetros establecidos en el pasado por ellos mismos o sus antecesores. En cambio, a medida una empresa es más grande, su organización es más compleja y tienen como espejo empresas aún más grandes a las cuales imitan ciertas características de su organización.
• No suelen separar el “yo personal” del “yo empresario”, lo que supone utilizar recursos de las empresa para motivos personales, y/o bien se entrometen los asuntos personales en la toma decisiones y en el día a día de la empresa.
• Tampoco suelen separan el “yo empresario” del “yo trabajador”, en el cual la gerencia es como un trabajador más de la empresa pero ejercer la gerencia conlleva una serie de características ajenas a la actividad en sí.
• Se tiende al individualismo y evita el asociacionismo en contra de entidades más grandes que además gozan representación ante las Administraciones Públicas o proveedores.
• Como luego se verá, hay áreas propias de la dirección de la empresa que se suelen a externalizar.

El artículo 25 en su primer punto, del Código de Comercio, establece que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.” A pesar de ello, no todas las empresas llevan contabilidad.

Por una parte nos encontramos con entidades mercantiles sujetas al Impuesto de Sociedades, que de acuerdo con el artículo 120 primer punto de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades están obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio, de las cuales encontramos las que enumera el artículo 7 de la mencionada Ley 27/2014 como contribuyentes:

• Las personas jurídicas, como las Sociedades Anónimas, Sociedades Limitadas y Sociedades Comanditarias por acciones, reguladas por el Real Decreto Legislativo, de 2 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
• Las Sociedades Civiles con objeto mercantil.
• Las Sociedades Agrarias de Transformación, reguladas en el Real Decreto 1776/1981, de 3 de agosto, por el que se aprueba el Estatuto que regula las Sociedades Agrarias de Transformación.
•  Los Fondos de Inversión, regulados en la Ley 35/2003, de 4 de noviembre, de Instituciones de Inversión Colectiva.
• Las Uniones Temporales de Empresas, reguladas en la Ley 18/1982, de 26 de mayo, sobre régimen fiscal de las agrupaciones y uniones temporales de Empresas y de las Sociedades de desarrollo industrial regional.
• Los Fondos de Capital-Riesgo, y los fondos de inversión colectiva de tipo cerrado regulados en la Ley 22/2014, de 12 de noviembre, por la que se regulan las entidades de capital-riesgo, otras entidades de inversión colectiva de tipo cerrado y las sociedades gestoras de entidades de inversión colectiva de tipo cerrado, y por la que se modifica la Ley 35/2003, de 4 de noviembre, de Instituciones de Inversión Colectiva.
• Los Fondos de Pensiones, regulados en el Texto Refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2002, de 29 de noviembre.
• Los Fondos de Regulación del Mercado Hipotecario, regulados en la Ley 2/1981, de 25 de marzo, de regulación del mercado hipotecario.
• Los Fondos de Titulización, regulados en la Ley 5/2015, de fomento de la financiación empresarial.
• Los Fondos de Garantía de Inversiones, regulados en la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores.
• Las Comunidades Titulares de Montes Vecinales en mano común reguladas por la Ley 55/1980, de 11 de noviembre, de montes vecinales en mano común, o en la legislación autonómica correspondiente.
• Los Fondos de Activos Bancarios a que se refiere la Disposición adicional décima de la Ley 9/2012, de 14 de noviembre, de reestructuración y resolución de entidades de crédito.

Adicionalmente, aunque no están incluidas en ese artículo 7, están las Entidades en Atribuciones de Rentas, incluso Sociedades Civiles sin objeto mercantil, siempre que cumplan los requisitos del apartado 12 del artículo 15 bis de la misma Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades. También cabe destacar las cooperativas.

La mayor parte de estas entidades tienen que presentar los libros contables ante su Registro Mercantil correspondiente. En cambio, empresarios individuales o autónomos no tienen la obligación de llevar la contabilidad salvo que estén en Estimación Directa General por superar la cifra de negocios de 600.000 € o lo estén voluntariamente y entonces es obligación llevar Libro Diario, Libro de inventario y las Cuentas Anuales, pero no obligación de presentar documentación al Registro Mercantil. También están obligados a llevar contabilidad el Naviero Empresario Individual y el Emprendedor de Responsabilidad Limitada  de acuerdo con el artículo 11 de la Ley 14/2013, de 27de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Por tanto, están conviviendo microempresas de acuerdo con su definición, independientemente de su forma jurídica y obligaciones, tanto obligadas a llevar contabilidad frente a quienes no les exige, pero puede llevar voluntariamente.

La llevanza de la contabilidad tiene una serie de ventajas, debido a que es recopilación cronológica de todos los hechos económicos de la empresa, detallando y describiendo:

• Lo que nos deben clientes y otros deudores.
• Lo que se debe de Proveedores, Administraciones Públicas, Entidades Financieras, Entidades Vinculadas y demás Acreedores.
• Los inmovilizados y derechos intangibles de la empresa, mostrando su amortización y por tanto Valor Neto Contable.
• El nivel de Tesorería disponible para afrontar gastos e inversiones, de acuerdo con su vencimiento.
• Las mercancías disponibles incluso clasificándolo según su fase de fabricación.
• La evolución de gastos e ingresos, desgranado por sus conceptos.
• Las inversiones realizadas.

Con la documentación registrada se elaboran las Cuentas Anuales, esto es el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, la Memoria, el Estado de Cambios de Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo, además del Libro Diario y las Cuentas de Mayor de cada cuenta. Esta información se puede filtrar, se puede exponer en gráficos y jugar con los datos amplios que se dispone. Todo ello constituye una vía de gestión, ayudando a la toma de decisiones. 

Debido a que la cumplimentación de contabilidad y tributación exige tener conocimientos, la gerencia suele optar  por externalizar servicios como el asesoramiento fiscal y contable, el jurídico, el laboral, marketing… mientras que a más tamaño, son asumidas por la empresa e incluso puede ser demandantes de otros servicios externos como la consultaría de estrategia y de dirección, auditoria, sistemas de calidad, coaching, e incluso la asistencia en inspecciones tributarias y recursos a las Administraciones Públicas correspondientes.

Precisamente esta externalización en lo que respecta al asesoramiento fiscal y contable, si no se traduce en una inmediatez de la información, puede generar problemas e incluso no podría detectar a tiempo estas incidencias los asesores. Aquí juega un papel fundamental si predomina un papel pasivo consistente en la cumplimentación de las obligaciones formales en las relaciones microempresa o si la gerencia es receptiva a las propuestas del asesor.

Es por ello que las relaciones entre la microempresa y el despacho estén bien definidas para que sea oportuna la información que puede proporcionar la contabilidad. No obstante, existen una serie de dificultades en esa relación:

• No hay una valoración hacia la figura del asesor fiscal y contable, ya que el criterio que suelen tener en contratarlo es el precio, sin valorar la calidad del servicio, debido a la alta competencia por la atomización del servicio sin apenas barreras de entrada.
• Se predomina un papel básico del asesor, en el cual se limitan a dar la documentación para transformarlo en contabilidad y tramitar antes las Administraciones Públicas correspondientes las obligaciones formales, impidiendo un papel activo del cual aporta valor añadido con una comunicación fluida hacia la microempresa para la toma de decisiones.
• La gerencia tiende a no dejarse aconsejar ya que consideran que el asesor es un actor externo ajeno a la gestión de la empresa, pese que la contabilidad forma parte del mismo.
• Aunque la microempresa sea el contribuyente y responsable de sus actos, el asesor debe estar pendiente de la cambiante legislación tributaria para proceder a la ejecución de estas obligaciones formales, la cual tiende a que cada vez los datos estén más disponibles para la Administración Pública y a un crecimiento de las obligaciones formales, lo cual quizá la gerencia no lo tenga en cuenta.

El Plan General Contable cumple 50 años. En 1973 se puso el primero con el  Decreto 530/1973, de 22 de febrero, en 1991 el segundo de acuerdo con el  Real Decreto 1643/1990 de 20 de diciembre, y en 2007 el tercero con los Reales Decretos 1514/2007 y 1515/2027, sin contar con los Planes Sectoriales y diversas consultas que emite el Instituto de Contabilidad y Contabilidad de Cuentas. Con el fin que las empresas conozcan su realidad y tomen decisiones. Hemos pasado desde la Crisis del Petróleo con la posterior hiperinflación de los 70s, la del 1992, la de 2008, la de 2012 y ahora la que vivimos actualmente como consecuencia del Sars-CoV-2  y el Conflicto entre Rusia y Ucrania. Son crisis donde han quebrado bastantes empresas, donde se ha moldeado el modelo productivo actual. Es por ello que las microempresas, tanto si llevan contabilidad como si no, confíen en profesionales para no sólo implementarla, sino sacar jugo de la información que ofrece y establecer estrategias y decisiones que contrarresten las dificultades que se han descrito que sufren por su naturaleza. Es el momento de cambiar la imagen que se tiene de la contabilidad, insistir que no es un castigo burocrático y si una herramienta básica y fundamental.

Reciban un saludo,

Antonio José Ruiz.

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