El arqueo de caja

Tras mucho tiempo, vuelvo a escribir un articulo en este blog, que espero que les guste.

El arqueo de caja es un recuento del dinero en efectivo en caja en momento determinado. Es un procedimiento de control interno y de auditoria para verificar si lo que refleja la contabilidad en cuentas 570 corresponde con la realidad, así como saber cuanto efectivo tiene. Se realiza en empresas de trato directo con el publico como comerciales y bancos, debido al trato diario pero cualquier empresa la puede tener si tiene dinero en efectivo.

El procedimiento es sencillo, se anota cuantos billetes y monedas hay en función de de su cuantía. Es decir, si hay tantos billetes de 5 €, 10 €, 20 €, … se anota, a mano o en hoja de cálculo, cuanto hay y así hacerlo con las monedas de un, dos, cinco, … céntimos y de 1 y 2 euros. De esta forma es mas sencillo que ir sumando el dinero uno a uno los billetes y las monedas. Además de esta forma, se consigue colocar cada moneda y billete en su habitáculo de caja (pensemos que es fácil confundir por ejemplo la moneda de 20 céntimos con la de 10 o incluso el billete de 5 € con el de 20 €) e incluso se puede detectar monedas y billetes “que nos han colado”, como pueden ser las de 2 € que son muy parecidas a otras extranjeras.

Para su buen proceder, ser requiere:
1) Hacerlo a puerta cerrada, sea al principio o al final de horario de atención al público. No hacerlo, supone complicarse la vida porque llegan ventas y compras, de tal forma que trastoca cual es el momento que se quiere comparar. Obviamente, es un asunto privado.
2) Tener registrados los cobros y realizados en caja y tenerlos en cuenta, así como contabilizados.
3) Tener el sistema de anotación oportunamente y bien construido para ello. Esto supone tener construido una plantilla en hoja de calculo, o bien anotarlo a mano y luego proceder a éste.
4) Hacerlo sin prisas.
5) Lo tiene que realizar personal de confianza para evitar hurtos y engaños a la empresa.

Su resultado tiene 3 posibilidades:
– Que cuadre tanto lo registrado (ventas – compras + dinero inicial).
– Que haya mas de lo registrado. Se tiene que contabilizar como un ingreso extraordinario si no se cuadra al final. Esto puede deberse a que hay clientes que no acepta el cambio de céntimos, que no se haya registrado una compra y el dinero se ha introducido en caja, un cliente ha pagado mas de lo que se ha registrado, …
– Que haya menos de lo registrado. Se tiene que registrar como un gasto si no se cuadra el final. Esto puede ser que se haya hecho el cambio mal o no se haya registrado bien un pago a proveedores que haya traído una mercancía, un cliente ha pagado de menos de lo que se ha registrado, hay monedas que no son euros, un hurto, …

Reciban un saludo,
Antonio José Ruiz.

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2 comentarios sobre “El arqueo de caja

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