¿Qué hay que tener en cuenta al aprender un programa informático de contabilidad?

Cuando se estrena alguien en el manejo de un software contable, aparecen unos interrogantes sobre su manejo. En este post se van a enumerar algunos de estos interrogantes por orden cronológico en la medida de lo posible.

  1. Crear un nuevo asiento: Obviamente es lo primero que se hace, se empieza preguntándose donde se teclea las cuentas, el concepto y las cantidades correspondientes además de cómo añadir líneas del asiento.
  2. Ver dónde está el número de asiento: Se genera un asiento y de pronto se requiere ver el número de asiento para archivar el documento en cuestión.
  3. Crear una cuenta contable: Es una de las cosas más habituales cuando se contabilizan facturas emitidas o recibidas de nuevos clientes o proveedores/acreedores o para contabilizar nóminas. Normalmente el software contable abre una ficha para rellenar e incluso si se trata de clientes y proveedores/acreedores se puede rellenar el tipo de IVA y retención, de tal forma que solo por rellenar el total factura, el concepto y la cuenta contable correspondiente, ya rellena el resto de líneas correspondientes.
  4. Consultar una cuenta de mayor: Es muy habitual observar la cuenta de mayor e incluso de ejercicios anteriores. Un claro ejemplo son las cuentas de bancos para realizar la conciliación o ver que facturas son cobradas y pagadas.
  5. Ver un asiento en concreto: Unido al anterior, está ver a partir de la cuenta de mayor ese asiento o si tenemos un documento contabilizado ver como se ha procedido a ello.
  6. Eliminar o modificar un asiento: Es normal equivocarse o realizar ajustes para correcciones, por lo que es necesario saber cómo se realiza.
  7. Sacar los libros de facturas: Es necesario para hacer cuadres de IVA antes de proceder a la presentación de ello. Además también cabe preguntarse cómo se modifica si realmente esa factura hay un error de tipo de IVA o IRPF o incluso del tipo de operación en facturas recibidas.
  8. Programar asientos predefinidos y contabilizar sobre ellos: Muchos programas disponen de la posibilidad de usarlos, algunos ya vienen hechos desde la misma compañía distribuidora o bien se tienen que configurar manualmente.
  9. Obtener archivos para presentar a la AEAT los impuestos de forma telemática: Habitualmente se dispone de esta posibilidad de presentación de impuestos que permite agilizar mucho el trabajo. Lo primero es ver como de acuerdo con los datos disponibles que datos dispone el software para presentar impuestos. Normalmente son los modelos 111, 115, 303 (y sus modelo de resumen anual) o el 347 y el programa muestra un borrador de los mismos y si están correctos se presenta el modelo el cual hay que ver la ruta en el disco duro que genera el archivo para que luego acudir a la web de la AEAT y usarlo para que se rellene automáticamente antes de firmar digitalmente. Dentro de esta duda, también está la duda en caso de modificar manualmente ese borrador que posee el programa. En la misma línea, hay muchos programas que pueden proceder a Legalizar Libros y a Depositar Cuentas Anuales de forma telemática con un procedimiento similar. (Nota: no obstante es recomendable descargar los programas de ayuda del Registro Mercantil y de AEAT por sí hubiera algún problema).
  10. Asientos de amortización: Muchos programas disponen de una ficha de amortización de tal forma que general los asientos de dotación de amortización. Cabe preguntarse cómo dar de alta un nuevo inmovilizado y como generar las dotaciones de amortización de elementos existentes.
  11. Contabilizar en un nuevo ejercicio: Es normal empezar a contabilizar en un nuevo ejercicio y tener aun movimientos por contabilizar del ejercicio anterior, esto supone como pasar de un ejercicio a otro, es una duda que no surge hasta que no llegamos a enero.
  12. Activar los asientos de cierre y de apertura: Una vez llegado el momento de legalizar libros porque ya se tiene claro cómo va a quedar el ejercicio se procede a cerrar el ejercicio anterior con los asientos de distribución de pérdidas y ganancias a la cuenta 129, además del asiento de cierre, y a abrir el ejercicio con el asiento de apertura (aunque no será el asiento nº1 ya que es normal contabilizar en ambos ejercicios). También surge la duda de dar marcha atrás en esta activación si nos damos cuentas que hay un error contable y éste es antes de legalizar libros, presentar el depósito de CCAA o el Impuesto sobre Sociedades.
  13. Sacar las Cuentas Anuales y balances de sumas y saldos: Es una de las consultas habituales para ver la marcha de un negocio e incluso para calcular el Impuesto sobre Sociedades. También de cómo rellenar la memoria. Al final son los documentos claves para la Legalización de Libros, el Depósito de Cuentas Anuales y el Impuesto sobre Sociedades.
  14. Obtener el libro diario o parte de él: Aparte de las Cuentas Anuales, sacar un libro diario es preciso para la Legalización de Libros, por tanto hasta que no llega abril y no se ha trabajado antes con el programa, normalmente no se pregunta a sí mismo como se obtiene.
  15. Descargar las actualizaciones: La mayoría de programas disponen de un servicio constante para la actualización del programa, debido a cambios legislativos (pensemos por ejemplo en los últimos cambios en las retenciones surgidas en julio de este año). Es importante saber cómo se procede a ello y también hay que averiguar cuánto tarda el proceso.

Pueden que se escapen algunas cosas más y si lo desean pueden comentarlo.

Reciban un saludo,
Antonio José Ruiz

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