Archivo de documentación fiscal y contable

En las labores tributarias y contables, cobra importancia el archivo de la documentación puesto constituye un base de datos del ejercicio y de la historia de la empresa o de un empresario autónomo, por lo que esta información debe estar ordenada para facilitar su consulta para cualquier incidencia.
A continuación se va a mostrar un ejemplo de cómo se organizaría toda esta documentación, sea en papel como en soporte informático.

La documentación se clasificará en dos grupos: estable y temporal.

La documentación estable trata de aquellos datos que acompañarán a la empresa durante su vida y agruparan a:

  • Datos identificativos: Denominación social, NIF, domicilio social y sedes, terrenos, locales…. (si las tuviere) y su correspondiente referencia catastral, CNAE, actividades según el IAE, personas al frente de la sociedad (sobre todo representante) y sus datos fiscales, cuentas corrientes (sobre todo para la presentación de impuestos), teléfonos de contacto y correos electrónicos, composición del Capital social y su evolución (indicando además los números de acciones/participaciones de cada socio), índice de Impuestos que presenta en donde se incluyen los modelos 036/037 presentados y Fecha de constitución (y de cese de actividades en su caso).
  • Escrituras y Contratos: En las escrituras comprende la constitución, las ampliaciones y reducciones de capital, compraventas de inmuebles, …, en donde es necesario disponer de una copia simple de estos documentos para facilitar trámites posteriores. Por otra parte los contratos son los que haya establecido el cliente con terceros (alquileres de locales, los leasings, los relativos a operaciones bancarias,…).

  • Solicitudes y resoluciones: Incluye solicitudes presentadas a las administraciones públicas, cartas certificadas, adjudicaciones de licencias y sentencias judiciales, … así un seguimiento de su evolución.

  • Otros Informes Profesionales: Son los informes de profesionales no vinculados a la faceta fiscal y contables como pueden ser estudios de mercado, planes de viabilidad, certificaciones ISO, RSC, sonorización, ….

  • Precios: En determinadas empresas o empresarios requieren de un seguimiento de compras, ventas o prestación de servicios los cuales establecen en sus contratos cláusulas de revisión de precios (por ejemplo en arrendamientos). Es por ellos, que hay que establecer una relación las facturas emitidas y/o recibidas con su fecha de cobro y/o pago, y la fecha de actualización.

La documentación temporal abarcará toda aquella relativa a un ejercicio en concreto por lo que se caracteriza por clasificar la información en un año en concreto. Esta documentación agrupará a:

  • Pendientes: Trata las tareas pendientes a realizar con la empresa o empresario como son la petición de documentación y/o dudas sin resolver (si es un despacho), la presentación de impuestos, y otros asuntos.
  • Impuestos: Se archivarán en función al modelo del ejercicio correspondiente, añadiéndose el modelo de resumen anual cuando proceda. Además deben estar contabilizados. No se incluye los modelos censales.

  • Facturas emitidas: Se archivan por periodos impositivos

  • Facturas recibidas: Ídem.

  • Cartera de cobros: Consiste en registrar cada factura emitida
    a) Por su número y fechas vencimientos,
    b) Si está cobrada o no,
    y c) En caso de no estar cobrada por un largo tiempo, si existe posibilidad de cobro.

  • Cartera de pagos: Ídem para las facturas recibidas y su control de pagos

  • Suplidos (solo para despachos): Se trata de gastos dirigidos al cliente pero son pagados por la asesoría, como los gastos del Registro Mercantil por Depósito y Legalización de Cuentas e incluidos en la facturación emitida al cliente. Es necesario llevar un seguimiento de estas operaciones para controlar eficientemente la tesorería y facturación del despacho, y contabilizar fácilmente esta operación en el cliente.

  • Documentación de Tesorería: Trata toda la documentación bancaria y de caja. La documentación bancaria, se archivará por cada cuenta corriente y/o póliza de crédito y se subdividirá en:

    1. Situación de la conciliación
    2. Extractos de movimientos
    3. Recibos de cobros de facturación emitida
    4. Recibos de pagos de facturación recibida
    5. Recibos de otros gastos (suscripciones, tasas,…)
    6. Recibos de impuestos estatales
    7. Pagos de nóminas
    8. Pagos de Seguridad Social
      La documentación de caja incluirá un diario donde se estable un registro de entradas y salidas, así como un arqueo.
    • Laboral: Se ordenará por trabajador y contiene:
    1. Los contratos laborales con sus respectivos modelos fiscales
    2. Altas y bajas laborales
    3. La hojas de coste contabilizadas
    4. Las nominas
    5. Los modelos de cotizaciones sociales
    6. Los partes de trabajo en donde se justifique sus dietas
    • Existencias: Al final del ejercicio como mínimo un inventario de las mercancías y clasificadas.

    • Inmovilizado: Es un inventario de los inmovilizados y sus amortizaciones, el cual se revisará al menos al final del ejercicio, en donde se calculará y se justificará su amortización. Se mencionará sus bajas por enajenación o pérdida y se acompañarán con una copia de la factura.

    • Finanzas: Es un inventario de las inversiones realizadas, en donde se encuentran fondos, bonos, adquisición de acciones, … en donde se incluyen su recibos. Se realizará un seguimiento continuado y clasificado de cada inversión.

    • Ajustes: Se usa para realizar asientos como las dotaciones de amortización, el impuesto sobre sociedades, la distribución de resultados del ejercicio anteriores, regularizaciones y otras reclasificaciones justificadas.

    • Operaciones vinculadas: Trata toda operación entre socios y empresas del grupo que deben justificarse en las declaraciones fiscales. Se establecerá un detalle todas las operaciones entre vinculados con la empresa, como la compraventa de inmovilizados, prestación de servicios, alquileres, prestamos (estableciendo en este caso el tipo de interés), nominas,… .

    • Registro mercantil: Trata los documentos de Legalización de Libros y el Deposito de Cuentas, así como la Memoria correspondiente al ejercicio. Se acompañarán con sus respectivos justificantes presentación y recibos, así como su reporte de errores

    • Informe de gestión y de auditoria: Trata los elaborados por los auditores con respecto a la normativa vigente

    Reciban un saludo
    Antonio José Ruiz

    Anuncios

    Un comentario sobre “Archivo de documentación fiscal y contable

    Responder

    Por favor, inicia sesión con uno de estos métodos para publicar tu comentario:

    Logo de WordPress.com

    Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

    Imagen de Twitter

    Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

    Foto de Facebook

    Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

    Google+ photo

    Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

    Conectando a %s