Proceso de contabilización

Sea una contabilidad externalizada o interna, ésta debe seguir una serie de pasos para la correcta labor de la misma, por lo que sería recomendable llevar un procedimiento del mismo (ver “Importancia de unos procedimientos definidos”) y que sea adaptable a las características de la contabilidad del ejercicio en cuestión.

La documentación a contabilizar seguiría estos pasos de forma básica y general, de los cuales implica además que estén identificados los números de asiento:

1) Recopilación de la documentación a contabilizar y por tanto hay que acudir a que o a quienes pueden proporcionar esta información (clientes del despacho si es una contabilidad externalizada, el departamento de facturación de la propia empresa, la web de la entidad bancaria o de las empresas de suministros, …). En esta fase inicial hay que ser oportunos y tener en cuenta los plazos para presentar los impuestos (ver “Propuesta de Planificación fiscal y Contable” o el mismo Calendario del contribuyente en la web de la AEAT) para poder graduar los tiempos para las fases siguientes. Por otra parte, Es conveniente tener la contabilidad al día puesto que facilita la toma de decisiones al conocer la “foto momentánea de la empresa” (ver “Ejemplo de consecuencias no llevar la contabilidad al día”).

2) Contabilización de facturas emitidas y abonos: primeros irán las facturas “normales” y luego los abonos o rectificativas, siempre por orden correlativo de factura. En cada cliente puede ocurrir que ya esté dado de alta o que se le tenga que dar (en este caso hay que evitar saltos de número). Cada creación de cuenta debe contener como mínimo el nombre completo de su razón social, el DNI/NIF, la provincia y los datos de contacto. En caso que el programa informático detecte que el DNI/NIF es incorrecto se tiene que tomar nota para solicitarlo en el paso 9. Hay que tomar en cuenta el concepto de base imponible para contabilizarlo en la más adecuada.

3) Contabilización de facturas recibidas y abonos: seguiría las mismas pautas que el anterior paso salvo que no es necesario hacerlo por orden correlativo puesto que las facturas se pueden recibir en cualquier momento e incluso de periodos anteriores.

4) Contabilización de nóminas: cada trabajador debe tener sus propias cuentas de gasto, retención y remuneración, e incluso de seguridad social. Lo ideal es tener además de las nóminas, las hojas de salario puesto que se informa de la Seguridad Social a cargo de la empresa. En caso de no disponer de las hojas de salarios, se contabiliza la nómina, luego el pago de la Seguridad Social, y como se verá la diferencia en contabilidad añadir en el asiento de la nómina el concepto de Seguridad Social a cargo de la empresa.

5) Contabilización de recibos bancarios: todos los recibos o justificantes de movimientos bancarios se tienen que ir contabilizado, y deseable archivando por conceptos.

6) Conciliación: tiene estas fases:
* Sacar en pantalla del programa informático mayor de una cuenta en cuestión
* Puntear los movimientos del extracto movimientos de una cuenta en cuestión que sea iguales a los obtenidos en pantalla
* Contabilizar aquellos movimientos que sepamos que son, en el extracto
* Si de los movimientos contabilizados más los que faltan por no saber que son coinciden con el saldo del extracto, se dirá que está conciliado
* Por otra parte los movimientos no contabilizados, porque se desconozcan de que se trata, se detallan de para el paso “petición de documentación”

7) Contabilización de otros ajustes como el asiento de devengo de IVA (conviene que este se contabilice antes de empezar periodo de impuestos siguiente), amortizaciones, recibos de liquidación de intereses, pago de impuestos, o regularizaciones que podría existir como reclasificar a clientes en dudoso cobro.

8) Revisión: una vez contabilizado todos los movimientos se irá revisando en pantalla todos los mayores de las cuentas de la sociedad por si existe movimientos por contabilizar o reclasificar cuentas. Hay que tener en cuenta todas las dudas o documentación que falte. También se puede tener como registros aparte del contable un control de las facturas emitidas no cobradas (aunque se ha mencionado en el paso anterior la reclasificación de clientes de dudoso cobro, se podía hacer en este punto) y facturas no pagadas (además se podía otro registro para controlar el plazo de los pagos, información obligada en la memoria y que se podía seguir durante el ejercicio) para incluirlo en el paso “petición de documentación” como información a sus interesados.

9) Petición de documentación: mediante una relación de la documentación que falte y dudas que puedan haber, se hacen llegar a las personas que sean capaces de responderlas. Sería como volver al paso 1.

En esta descripción de fases del proceso de contabilización se ha tomado la hipótesis que se trata de una contabilidad externalizada y “en papeles”, no obstante no significa que una contabilidad interna u automatizada no tengan unos principios por los cuales se adapten a estos pasos.

Reciban un saludo
Antonio José Ruiz

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2 comentarios sobre “Proceso de contabilización

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