Arquitectura de datos contable

El PGC permite múltiples formas de creación de cuentas, según las necesidades de control. En grandes y medianas empresas se utilizan ERP para controlar todos los procesos e incluso llevarlos a un cuadro de mando para llevar un seguimiento de unos indicadores clave para la estrategia empresarial.  Además de llevar una contabilidad de gestión y analítica también la contabilidad (a secas) debe servir para construir bien los modelos fiscales ya sean periódicos (autoliquidaciones trimestrales o mensuales) y anuales (modelos de resumen anual y otras informativas así como el Impuesto sobre Sociedades). Esto implica unos criterios a la hora de crear las cuentas y que aprovechando que el software contable también confecciona modelos (previo chequeo antes de su presentación) y podrían ser los siguientes:

  • Individualización de cuentas: Las cuentas deben corresponder a su perceptor para cada una de sus partidas. Por ejemplo en una nómina debería crearse una cuenta para 640, 4751, 476 y 465 para cada perceptor para facilitar los datos para la elaboración del 190 (e igualmente las cuentas 621, 4751, 40/41 para el 180). También aunque no tenga incidencia fiscal en principio convendría que las cuentas de amortización 28 y 68 también fueran individualizadas para justificar las dotaciones de gasto en este concepto. E igualmente individualizar las cuentas 473 también por perceptor y por los pagos del modelo 202 cara a la confección del modelo 200 que separa los conceptos de retenciones y pagos a cuenta; y también las cuentas de gasto de intereses y comisiones para facilitar los datos para el modelo 347.
  • Denominación de cuentas: Apellidos + nombre si son personas físicas o denominación fiscal completa si se trata de sociedades (no poner la denominación comercial), aunque hay que fijarse como registra el programa contable-fiscal. Si se trata de cuentas bancarias aunque no tenga incidencia fiscal sería interesante que se identificasen el código IBAN de las cuentas porque facilitaría la conciliación en caso que exista más de una cuenta de una entidad bancaria.
  • Relleno de fichas de clientes y proveedores: al crear una cuenta también aparece ficha de datos de contacto en donde también el programa fiscal-contable los utiliza para la confección de modelos anuales, por lo que al menos deben figurar los datos de domicilio puesto que es un dato a rellenar en los modelos informativos anuales. Sería deseable tener además los medios de contacto cara a la circularización del modelo 347 que requiere ponerse en contacto con clientes y proveedores.

Pueden parecer obvias algunas de las cosas pero la presentación de impuestos ya empieza desde que se pica el primer asiento contable.

Reciban un saludo

Antonio José Ruiz

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2 comentarios sobre “Arquitectura de datos contable

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