¿Cómo llevar la contabilidad al día?

Anteriormente escribí en este blog un comentario titulado “Ejemplo de consecuencias no llevar la contabilidad al día” donde expuse un ejemplo ficticio de un posible escenario que puede ocurrir por no llevar bien las contabilidades. Sin embargo parece sencillo decir que con llevar la contabilidad al día no habrá problemas pero hay que entender que factores hace que se consiga y que a continuación indicaré una serie factores que influyen para que se cumpla ese objetivo:

• Comunicación: que fluya la información y que tanto el cliente de un despacho y el contable se conozcan lo suficiente para que mutuamente puedan conocerse sus necesidades de cada uno para ir al mismo ritmo y tener la información oportuna y a la vez generar confianza.
• Procedimientos definidos: ya en otro artículo llamado “Importancia de unos procedimientos definidos” expuse unas pautas para se trabaje de forma ordenada. Cabría añadir que estos procedimientos deben servir para cubrir todo un proceso contable de un ejercicio. Por ejemplo, encontramos que los modelos de resumen anual deben cuadrar con la suma de los modelos trimestrales o mensuales, además de procesar toda la información, pues se tendría que definir procedimientos para ir construyendo cada trimestre ese resumen anual además de establecer unas pautas a nivel de contabilidad para sean cuentas individualizadas, por lo que se consigue que sea menos costosa la confección de ese modelo anual resumen.
• Planificación: unido a los procedimientos debe haber una planificación de las tareas para saber que toca en cada momento (obligaciones formales) y poder gestionar el contable su tiempo para cada cliente. Hace tiempo publiqué en Prezi “Propuesta de Planificación Fiscal y Contable” el cual expuse una serie de puntos a tener en cuenta en las tareas contables y tributarias y las cuales son cambiantes debido a la legislación.
• Tecnología: en función de cómo funcione el software contable y su configuración se puede agilizar bastante el trabajo, por lo que es importante conocer hasta donde se puede llegar con la misma. Este factor está íntimamente relacionado con la planificación y procedimientos de trabajo definidos los cuales deben aumentar la rentabilizar la utilización de la misma.
• Actitud y experiencia del contable: uniendo los puntos anteriores se encuentra el brazo ejecutor de la presentación de cuentas y de impuestos, el cual debe saber o al menos tener medios, para llevar bien el trabajo. El contable debe ir construyéndose durante su vida laboral y sobretodo se le debe guiar en sus etapas iniciales para que sepa hacer bien el trabajo para después ser más autónomo en sus tareas. No obstante debe primar la humildad en la figura del contable o asesor fiscal puesto que por mucha experiencia y formación que tenga nunca debe decir o pensar que lo sabe todo, puesto que cada cliente es un mundo, la legislación es muy cambiante (y obliga a una continua actualización) y además hay que aprender de los demás pudiendo sacar conclusiones que por sí solo podría llevar.

Puede que se me escape algún detalle que pueda ser clave para conseguir que la contabilidad esté al día, pero debe tenerse en cuenta que aun así puede haber errores y equivocaciones, los cuales también forma parte de progreso profesional del contable asesor fiscal.

Reciban un saludo

Antonio José Ruiz