Ejemplo de consecuencias no llevar la contabilidad al día

Imaginemos a Rogelio, un extrabajador de la empresa ficticia Primos & Hnos SL, que realizó un trabajo temporal de 6 meses en un mismo ejercicio, y se da cuenta que la suma total de percepciones brutas, retenciones y gastos deducibles por Seguridad Social es inferior a la que indica su borrador de renta, el cual coincide con el certificado de retenciones que le llegó de su exempresa en mayo. Es finales de junio y Rogelio tiene que presentar su modelo 100 del ejercicio pasado y se pone en contacto con el responsable de la administración de Primos & Hnos SL para explicarle esa diferencia, puesto a Rogelio de acuerdo con los datos del borrador entregado por la AEAT le saldría a pagar en su IRPF, pero no se encuentra debido a una baja por enfermedad, por lo que decide presentar su modelo 100 con los datos reales, es decir de acuerdo con su percepción en la mencionada empresa y además le sale a devolver. Pasa el mes de septiembre y Rogelio ve que no le llega ese ingreso que ansia de la Agencia Tributaria por lo que acude a su administración de la AEAT correspondiente y le dicen que se debe a una discrepancia entre los datos presentado en el modelo 190 por Primos & Hnos SL y otras empresas que ha trabajado, es decir la suma total que indicaba su borrador, y el modelo 100 de Rogelio. Le recomiendan que presente un escrito antes de diciembre explicando la discrepancia y que solicite su devolución (no es una solicitud de ingresos indebidos porque hasta que no se supere el plazo máximo de devolución, los derechos de devoluciones son “ingresos debidos excesivos” y una pasado pasan a ser “ingresos indebidos”) pero además que se ponga en contacto con la entidad Primos & Hnos SL para que modifique el modelo 190 y de paso que soliciten esta empresa ingresos indebidos porque seguramente han pagado de más en las retenciones correspondientes en algún modelo 111 presentado a lo largo del año pasado. Rogelio presenta al día siguiente un escrito detallando las nóminas presentadas e incluyendo copia de las mismas y llama al responsable de administración de Primos & Hnos SL para explicarle el problema, al que lo cita a la semana siguiente. Cuando Rogelio se reúne con el responsable de administración le comenta que tuvieron a un empleado que contabilizó en marzo del presente ejercicio las nóminas y que presentó los modelos 111 con datos obtenidos en anotaciones a mano, y que procederían a modificar el modelo 190 y a presentar solicitud de ingresos indebidos. Finalmente, Rogelio le llega al cabo de unos días un SMS de la AEAT indicando que habían dado orden de pago a cuenta.

¿Qué es lo que lo hizo el exmiembro del área de administración de Primos & Hnos SL?

  • No contabilizó las nóminas en su momento
  • Aunque contabilizaba las transferencias a los trabajadores, no miraba si saldaban la cuenta 465 de “Remuneración pendientes de pago” con la 572 de “Bancos”
  • En vez de contabilizar las nóminas y sus pagos, para sacar mayores de la cuenta 4751 de “Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas” (pero correspondientes a profesionales y trabajadores) y 640 de “Sueldos y Salarios” y así preparar los modelos 111 de cada uno de los trimestres, lo hacía confiando en sus anotaciones
  • Al contabilizar las nóminas en marzo del ejercicio siguiente, como el modelo 190 se presenta en enero, llegó abril para que AEAT a partir de esos datos preparase sus datos de borrador, por lo que no se percató a tiempo de su error

¿Qué consecuencia puede tener este ejemplo?

  • Que si Rogelio no se hubiera dado cuenta hubiera pagado de más a Hacienda igual que la empresa por pagar más retenciones
  • Que si Rogelio se hubiera dado cuenta ya presentado el modelo, debería solicitar ingresos indebido pero como a la AEAT le constan otros datos, hubiera que además haber ido a la empresa a explicarle lo ocurrido y dar los pasos dados ¿y si la empresa hubiera cerrado y Rogelio se hubiera dado cuenta 3 años después de haber prestado servicios en la empresa?
  • Aun suponiendo el escenario del ejemplo, otros trabajadores o ex trabajadores podrían estar afectados por este proceder, por lo que el área de administración de Primos & Hnos SL tendría faena extra en averiguar los afectados y hacer los trámites correspondientes con la AEAT para regularizar la situación

Con este ejemplo se puede concluir que:

  • Todo el mundo puede cometer errores pero la contabilidad debería estar al día lo más posible bien para no cometer errores como el de este ejemplo o en caso de cometer un error tener más posibilidades de detectarlo y realizar las gestiones oportunas
  • Aunque un/a trabajador/a no está obligado a llevar una contabilidad de sus nóminas, no estaría de más hacer una comparación entre las nóminas, el certificado de retenciones y el borrador de la AEAT y comentarlo a la empresa en la que se realizó las labores

Reciban un saludo

Antonio José Ruiz

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7 comentarios sobre “Ejemplo de consecuencias no llevar la contabilidad al día

  1. Buenos días!

    Buen artículo y estoy totalmente de acuerdo en que hay que llevar la contabilidad al día para un buen funcionamiento de la empresa, ya que de este modo le damos utilidad y puede servir como una herramienta de gestión muy útil.

    Sin embargo, aunque no lo tengo claro, Hacienda elabora el borrador de la Renta con el modelo 190, ya que el modelo 111 no aparece el nombre de los perceptores. Entonces en el caso que planteas no podría ocurrir ya que los datos 190 serían iguales que los del borrador.

    Lo que sí que podría ocurrir es que el modelo 190 fuera diferente que la suma de los modelos 111, y entonces Hacienda lo notificara a la empresa o que Hacienda y Seguridad Social cruzaran datos y vieran que el 190 no coincide con los Seguros Sociales. También podría ocurrir que el trabajador se diera cuenta que su certificado (expedido por la empresa) no coincide con el borrador de Hacienda y se pusiera en contacto con la empresa y/o Hacienda.

    En resumen, mi pregunta sería, Hacienda elabora el borrador de la Renta a partir del modelo 190? Si fuera que no, con que datos lo elabora?

    Gracias!

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    1. Gracias Xavi por hacer el comentario. Hacienda elabora los datos del borrador a partir de los datos de los modelos de resumen anual que en este caso es en el 190 porque los modelos 111 solo hay datos numéricos. El caso que planteo es que aunque los datos del 190 corresponde con la suma de los modelos 111 presentados pero en el ejemplo expuesto esos 111 no coinciden con la realidad, es decir, las nominas entregadas al trabajador y que coinciden con los pagos realizados por la empresa no coincide con lo declarado porque el que llevaba esa función no hizo lo que debía que era contabilizar a medida se emitían y a partir de los datos de contabilidad elaborar los modelos 111 para que luego con la suma y con un control mas detallado, poder presentar los 190.
      Como verás en este caso hay una discrepancia en la cual la AEAT se cree de entrada lo que le ha dado la empresa pero no sabe si corresponde con la realidad. Sobre la posibilidad que certificado y borrador no coincidan puede darse pero el programa de ayuda de la AEAT o el software utilizado ya dan la posibilidad de generar los certificados a partir de los datos introducidos en los modelos. Por eso en este ejemplo y como verás, coinciden los certificados de retenciones y datos del 190, produciéndose como indico un doble posible “engaño” a la AEAT puesto que confía en los datos del 190 y en el trabajador Rogelio puesto que podría confiarse sin mas de lo entregado en la empresa. Otra posibilidad que planteas es que no coincidan suma de datos de 111 con el 190, en ese caso creo que la AEAT actuaría solicitando un requerimiento para que la empresa justifique esa diferencia e instando hacer a la misma las modificaciones oportunas en los modelos para que cuadren y antes del mes de abril para que tenga los datos disponibles para elaborar los borradores para entregar a los perceptores.
      Esto también puede complicarse si esa empresa no responde a ese requerimiento y pasando el tiempo, los trabajadores o extrabajadores de esa empresa tener un problema a la hora de presentar su modelo 100.
      Como verás la casuística puede ser diversa y puede haber distintos problemas en los cuales se involucran varias partes (AEAT, empresas y perceptores) todo por no llevar la contabilidad al día ocasionando graves perdidas de tiempo entre esas partes. Aun llevando la contabilidad al día se pueden generar problemas si se equivoca algunos datos pero las probabilidades de detectar a tiempo que ha pasado y su resolución puede reducirse considerablemente. También quiero añadir que llevar la contabilidad al día supone también una “arquitectura de datos” adecuada para cumplir los objetivos de que las declaraciones y autoliquidaciones se puedan presentar correctamente.

      Espero que te haya resuelto tus dudas.

      Atentamente
      Antonio José Ruiz

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  2. […] 1) Recopilación de la documentación a contabilizar y por tanto hay que acudir a que o a quienes pueden proporcionar esta información (clientes del despacho si es una contabilidad externalizada, el departamento de facturación de la propia empresa, la web de la entidad bancaria o de las empresas de suministros, …). En esta fase inicial hay que ser oportunos y tener en cuenta los plazos para presentar los impuestos (ver “Propuesta de Planificación fiscal y Contable” o el mismo Calendario del contribuyente en la web de la AEAT) para poder graduar los tiempos para las fases siguientes. Por otra parte, Es conveniente tener la contabilidad al día puesto que facilita la toma de decisiones al conocer la “foto momentánea de la empresa” (ver “Ejemplo de consecuencias no llevar la contabilidad al día”). […]

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